Wat wil het publiek van je leren?
Of het nou een grootste conferentie is of een korte update tijdens een vergadering, we nemen het publiek vaak voor vanzelfsprekend. Ze zitten er gewoon. En ze luisteren. Er is echter een vraag die enorm helpt bij het maken van een doeltreffende presentatie: waarom zit het publiek in de zaal en wat hopen ze van mij te leren?
“De truc is om de overlap te vinden tussen wat jij wilt vertellen en wat zij willen horen. Vertel je alleen wat jij graag kwijt wilt, dan loop je kans dat t publiek mentaal afhaakt en in slaap sukkelt. Vertel je alleen wat zij graag willen weten, dan kom je mogelijk niet toe aan je eigen doel. Zoeken waar de overlap zit, betekent dat je de kans het grootste maakt op een win-win scenario.
Wat het publiek wil weten is een beetje gokken. Dat is niet erg. Je kan vaak met een paar simpele vragen al een heel eind komen. Dit zijn de vragen die je aan jezelf kan stellen nog voordat je begint met het maken van je presentatie:
• Wie komen er?
• Waar houden zij zich mee bezig?
• Wat staat er voor hen op het spel / wat is er belangrijk voor ze?
• Wat is de reden om naar het event / conferentie/ vergadering te komen?
• Met welke informatie van mij zijn ze zodoende geholpen?
Een voorbeeld:
Ik coachte een postdoc die onderzoek deed naar het drinken van alcohol na een operatie. Veel doktoren raden standaard af om alcohol te drinken. De postdoc had echter gevonden dat gematigde consumptie zo slecht nog niet is. Een beetje genieten van het leven helpt een ziek mens sneller op de been. Ze kreeg de kans om haar onderzoek te presenteren op een conferentie voor artsen. Het lijstje hierboven geeft dan de volgende informatie: het publiek bestaat uit een mix van verschillende artsen. Allemaal houden ze zich bezig met het beter maken van patiënten. Ze staan daarbij vaak onder hoge tijdsdruk. Ze moeten dus mensen zo snel mogelijk helpen en weer door naar de volgende. Ze komen naar de conferentie om nieuwe inzichten op te doen voor hun dagelijkse werk. Ze zijn zodoende geholpen met praktische tips waarmee ze hun patiënten kunnen helpen, maar wel op een manier die weinig (extra) tijd kost.
De postdoc had in de eerste versie van haar verhaal geen rekening gehouden met twee belangrijke aspecten: het moet praktisch toepasbaar zijn en het moet snel. Haar eerste versie ging vooral over hoe ze het onderzoek had uitgevoerd, hoeveel patiënten, wat voor vragenlijst, welke aspecten van welzijn ze had bekeken etc. Dat zijn geen onbelangrijke zaken, maar daarmee weten de doktoren nog steeds niet wat ze nou concreet anders kunnen doen. Kunnen ze zomaar iedere patiënt toestaan om alcohol te drinken? Hoe kunnen ze toetsen of het veilig is voor de patiënt in combinatie met het type operatie? Kost het toetsen niet te veel tijd? De postdoc besloot het proces van haar onderzoek iets in te korten om ruimte te maken voor deze concrete vragen. Zo kon ze ingaan op de toets die zij aanraadt vooraf aan een operatie, hoe de resultaten te interpreteren zijn en tot slot hoeveel tijd dat kost (maar ook oplevert op de lange termijn). Daarmee maakte ze presentatie niet alleen nuttiger voor haar publiek (en de patiënten!), maar ook voor zichzelf. Ze creëerde een win-win situatie.
Het doorlopen van deze voorbereidende vragen kostte ons overigens maar 5 minuten. De meeste tijd gaat zitten in het maken van de presentatie. Daarom is het raadzaam om deze vragen door te lopen, nog voordat je begint met het maken van de presentatie zelf. Stel jezelf ook de vraag: wat wil ik zelf bereiken? Als je daar de antwoorden op hebt, gaat het maken van je presentatie ook sneller, omdat je beter weet welke informatie relevant is en welke niet.
Kortom: door vooraf stil te staan bij de wensen van je publiek kun je ze beter tot dienst zijn en een win-win scenario creëren met jouw presentatie.